分譲マンションの「管理」とは？
分譲マンションは建物である以上、戸建て住宅と同様に維持管理が必要なのはいうまでもありません。異なるのは、マンションを共有する多くの人たちと管理をすることです。マンションはあくまでも共同住宅なのです。
持ち家の戸建住宅の「管理」を想像してみてください。掃除をしたり、設備の点検を行なったり、外壁や屋根を定期的に塗り替えたり、家族が何人いるかを正確に把握したり、家族の部屋を割り当てたり、家族同士の約束事を決めたり、地域の町内会などとのつきあいをしたり、日常生活や大きな行事などの予算をたてたり・・・とさまざまあります。これらの内容を見てみると、分譲マンションに限らず、建物の管理はその性格から以下の２種類に分けられることがわかります。
建物や設備などの維持管理（メンテナンス）
建物の運営（マネージメント）と生活の管理（コミュニティ）
分譲マンションはひとつの建物を複数の人で所有しています。そこにはみんなで共同で所有している共用部分と、所有者だけが所有している専有部分があり、それらは法律（区分所有法）や管理規約などで明確に分離されているのです。マンションの管理組合が行なう管理は、共用部分の管理になります。
- 会社分譲マンションは、管理会社がマンションの共用部分の管理や修繕、清掃、防災訓練などを行います。管理会社は、マンションの管理規約に基づいて業務を行い、管理費という形でマンションのオーナーから費用を負担されます。
- 管理組合は、オーナーが集まって設立し、管理会社に対して指導や監督を行います。管理組合は、定期的に総会を開催し、マンションの運営方針などを決定します。
- 管理費分譲マンションの共用部分の管理や修繕などに必要な費用を管理費としてオーナーが負担します。は、管理会社の業務報酬や共用部分の修繕積立金、保険料などが含まれます。
- 管理規約分譲マンションには、管理規約が設けられています。管理規約には、所有者が守るべきルールや管理会社が守るべき業務内容が明示されています。
- 防災管理分譲マンションは、地震などの災害に備えて、防災訓練や避難通路の確認などを行います。また、消火器や非常用発電機などの設備も備えています。
分譲マンションの管理について
- 管理会社 分譲マンションは、管理会社がマンションの共用部分の管理や修繕、清掃、防災訓練などを行います。管理会社は、マンションの管理規約に基づいて業務を行い、管理費という形でマンションのオーナーから費用を負担されます。
- 管理組合 分譲マンションには、管理組合が設立されます。管理組合は、オーナーが集まって設立し、管理会社に対して指導や監督を行います。管理組合は、定期的に総会を開催し、マンションの運営方針などを決定します。
- 管理費 分譲マンションの共用部分の管理や修繕などに必要な費用を管理費としてオーナーが負担します。管理費は、面積や設備などによって異なりますが、通常は月額で支払われます。管理費には、管理会社の業務報酬や共用部分の修繕積立金、保険料などが含まれます。
- 管理規約 分譲マンションには、管理規約が設けられています。管理規約には、オーナーが守るべきルールや管理会社が守るべき業務内容が明示されています。
- 防災管理 分譲マンションは、地震などの災害に備えて、防災訓練や避難経路の確認などを行います。また、消火器や非常用発電機などの設備も備えています。
以上が、分譲マンションの管理に関する基本的な情報です。管理体制や規約はマンションによって異なるため、入居前に確認することが大切です。
分譲マンションの管理について書かれた書籍
- 『分譲マンション管理入門』（住宅新報社）
- 分譲マンションの管理についての基礎的な知識を学べる入門書。
- 管理規約の作り方や管理組合の運営方法などが解説されている。
- 『マンション管理の教科書』（日本宅地建物管理協会）
- 日本宅地建物管理協会が編纂した、分譲マンション管理に関する教科書。
- 管理に必要な法律や条例、修繕計画や予算編成の方法などが詳しく説明されている。
- 『分譲マンション管理の手引き』（東京建物株式会社）
- 不動産会社の東京建物が発行している、分譲マンションの管理についての手引書。
- 管理組合や管理会社の選び方、管理の方法、修繕計画の立て方などが解説されている。
- 『マンション管理の手引き』（日本不動産研究所）
- 日本不動産研究所が発行している、マンション管理についての手引書。
- 管理組織の形態や管理業務の内容、設備管理や緊急時の対応などが詳しく解説されている。
ハード面の管理
共用部分には、外構、廊下、階段、駐車場、集会所といった建築部分と受水槽、給排水管、ガス管、給水ポンプ、エレベーター、共同アンテナ、電気・電話線などといった設備の部分があります。それらについて日常的に清掃し、点検し、異常がないか、支障をきたしていないかなどを確認する必要性があります。外壁の塗り替えや屋上防水の補修、設備の取り替えなどを註画的に実施することも、長期にわたりマンションで生活するうえでとても重要なことです。
また、専有部分であっても共用部分に大きく影響を与えるリフォームやリノベーションなどを抑制することも管理の大切な一面です。同様にバルコニーやテラス、専用庭は、特定の住民が利用していたとしても共用部分なので、それらも適切に維持管理することも管理組合の行なう管理の仕事です。
ソフト面の管理
多くの人が共同で生活をするためには共通のルールが必要です。騒音の問題、駐車場や駐輪場の使い方、ペットの問題などといったある程度のルールを策定し、それを守るように啓発していくこともマンション管理の一面です。そのために広報をしたり、住民同士が連絡を取り合ったりすることが必要です。さらに、建物を適切に維持管理するためにはお金が必要となります。共用部分の維持管理のために必要なお金をどのように集めるか、それをどのように使っていくか、などをマネージメントすることもマンション管理の大きな役目です。
すなわち、分譲マンションは多くの人たちと共同で管理をしていくということが最大の特徴です。その管理をスムーズに行なうためには、明確で分かりやすいルールと、それらを明文化して住民全体の共通認識にしていくということが大切です。そのために、広報などを通した良好なコミュニティの形成を進めていくことも「管理」の一部でしょう。
管理組合には入らないといけないの？
分譲マンションの所有者はすべて管理組合に所属しなければいけません。例外はありません。同時に、マンションを共同で維持管理していく義務が生まれるのです。
「区分所有法」第３条には、「区分所有者の団体」という項目があり「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地および付属施設の管理を行なうための団体を構成し」とあります。すなわち、一般に「管理組合」といわれているのは、この区分所有法でいうところの「団体」を指します。ということは、ひとつの建物を多くの人で共有した場合、つまり「区分所有者」になった場合、強制的にその団体である管理組合に所属することになります。
マンションの管理組合について
具体的には、管理組合は以下のような役割を担います。
- 共有部分や共有設備の維持管理、修繕、改修などの計画立案や実施
- 住民に対する情報提供や意見交換の場の提供
- 住民からの苦情や要望などの対応
- 費用の徴収や会計管理
- 法律や条例の遵守
- 役員の負担：役員になることで、多くの時間とエネルギーが必要になります。
- トラブルの処理：住民間のトラブルが生じた場合、管理組合が調停に当たることになります。
- 予算管理の問題：管理組合は、共有部分の維持や修繕に必要な予算を策定し、その予算を住民から徴収します。な修繕や維持を行う必要があります。
- 財務管理の問題：管理組合は、多額の資金を取り扱うことになるため、財務管理が求められます。あります。
- 制度上の問題：日本における管理組合の制度は、一般社団法人や公益法人などといった法制度に基づいています。しかし、この制度が現実に適用されることによって、役員や住民の負担が増大する場合があります。
以上が、一般的なマンションの管理組合に関する問題点です。ただし、マンションや管理組合によっては、これらの問題点が生じない場合もあります。
共用部分を守っていく義務
他のページでも解説していますが、マンションには共用部分と専有部分があります。しかも共用部分と専有部分はまったく別物というわけではなく、相互に密接な関係があります。専有部分は共用部分に影響をおよぼさない限り、比較的自由につくり替えることができますが、その自由度は戸建住宅などの、ひとりが所有している建物とくらべればはるかに小さいのが現実です。
とはいっても専有部分は自分のものだから自分で手入れをし、維持管理をしていくでしょう。では、共用部分はどうでしょうか？共用部分は区分所有者全貝の財産です。区分所有者全員で掃除をし、壊れたら取り替え、補修するなどして、守っていかなければなりません。つまりマンションを購入すれば、「管理組合」という団体に自動的に所属することになり、建物全体を守っていく義務が発生するということです。
役員・総会での権利と義務
区分所有者全員が一堂に会して会議を行ない運営方針を決めていくということはきわめて困難です。ですから、一般的には「理事会」という組織をつくります。理事会は、いわば日常の維持管理を執行するための、区分所有者全員の代表団です。
理事会を特定の人のみで常に運営していくというのは、その特定の人たちの負担が非常に大きく、運営もかたよってしまう危険性があります。ですから多くの分譲マンションでは一定期問で交代するシステムを採用しています。つまり区分所有者全員がひと通り理事会役員を経験するようなシステムになっているのです。所有者は必ず理事をしなければいけない、という規則はありませんが、上記の通り所有者である以上、建物を守る義務があります。そのためにも理事をすることは、みんなの財産を守るため、すなわち、自分自身の財産を守るためにも重要です。
さらには原則、理事会が執行する事項は「総会（区分所有法でいう「集会」）」において決定された事項のみです。区分所有法では最低一年に1度は総会を問催することを義務づけています。総会では区分所有者全貝が集まり、審議事項について話し合い、採決が行なわれます。事情があって出席できない人にも、委任状などで意志を表明する機会が与えられます。大げさにいうと、総会でマンションの未来と価値が決まっていきます。総会に出席して自分の意見を述べ、議案に対して意思表示することは、自分たちの財産を守っている区分所有者の権利でもあり、義務でもあるわけです。
管理管理を変えることはできるの？
管理会社は、管理業務を協力するだけで、管理の主体にはなないのが現実です。管理会社の仕事内容に問題などがあれば、変えることは可能です。マンション管理をする義務は管理組合にあり、管理組合とは区分所有者全員である、ということは、上で説明しました。それでは、管理会社の仕事とはは何か？ 建物の管理を引き受けてくれているのでしょうか？
本来、自分たちの財産（建物）の管理は自分たちでやらなければいけません。したがって、建物の管理を所有者以外の誰かに丸投げするのは少し無責任と言えるでしょう。管理会社の仕事は、本来、管理組合がしなければいけない建物の管理の一部を「協力する」ことです。あくまでも管理をする主体は管理組合なのです。管理会社が全てしてくれるのではありません。
建物や設備の維持管理の素人である住民の集まる理事会や管理組介が、技術的にも時問的にも充分にできない範囲の事項について、費用を払って管理会社に協力してもらっているというのが、管理組合と管理会社の関係です。
管理会社に委託することとは
一般的には、「建物・設備管理業務」と「事務管理業務」があります。建物・設備管理には、日常の清掃や植栽の手入れ、エレベーター、消火設備、受水槽といった各種設備の点検などがあります。もちろん、これらを一括してひとつの管理会社に委託することもできますし、エレベーターはエレベーターメンテナンス業者、給排水設備はその専門業者、清掃は清掃業者というように、それぞれ別の専門業者に分割して委託することもできます。
事務管理には管理費・積立金などの集金、共用部分の光熱費の支払い、帳簿の整理、管理人業務などがあたります。これらも一括して委託する場合と業務の一部（たとえば管理人業務など）を委託する場合のいずれも可能です。
管理会社を変更する事も可能
管理会社に管理業務を委託しているからといって、管理組合に建物の維持管理の責任がなくなるわけではありません。管理会社はあくまでも「管理組合の業務（の一部）を協力している」、区分所有者にとってのパートナーにすぎません。
つまり、パートナーとの相性が悪いのであれば、変更することに何ら問題はありません。区分所有者全員にとって、自分の財産の管理を協力してもらうにふさわしい管理会社でなければ、業務を委託することをやめ、相応の管理会社に変更するなり、自分たちで管理（自主管理）をしていけばよいのです。
総会の手続きにのっとって総会決議を得て可決され、管理会社との契約に基づいて正規の手続きをとれば、管理会社はいつでも変更、解約することが可能です。常に主役は管理組合です。建物の維持管理をする義務があるのは管理組合であり、管理組合とは区分所有者全員なのですから。
管理規約は変更できるのか？
管理規約はマンションの契約時に分譲会社が用意しています。ですが、理想論で言えば、自分たちのマンションに合うように変更することをお勧めします。
「管理規約」とは「そのマンションを所有し、生活するために守らなければならない約束事を明文化しているもの」です。表現を変えて「マンション内の憲法・法律・条例」とも言えるでしょう。マンションには、マンション内の約束としての管理規約があり、そのうえに全国共通のマンション（区分所有建物）の約束として「区分所有法」という法律があります。ですから、マンションの管理規約も原則として「区分所有法」にのっとって作成されています。
管理規約はいつできる？
管理規約はいつ、誰がつくっているのでしょうか？ 通常、管理規約は分譲時に分譲会社が用意し、契約時にひととおりの説明があり、印鑑を押す書類のひとつになっています。つまり「確認し、了解しました」という印鑑を購入者（区分所有者）からそれぞれ押してもらい、それらが集まったときに、正式に規約として成立するという形態をとっているということです。このように、分譲時の最初の規約を作っているのは分譲会社で、それを確認了承した住民が共同生活をはじめたときに発効しているという場合が一般的です。
管理規約の変更
区分所有法第31条には「規約の設定・変更・廃止は区分所有者および議決権総数の各４分の３以上を必要とする」とあります。区分所有者および議決権総数の各４分の３以上があれば、規約の設定、変更、廃止が可能なわけです。このことは一般的にそれぞれのマンションの規約にも書かれているはずです。
上記したように一般的に分譲会社が分譲当初の規約を用意しています。分譲会社が用意しているわけですから、まれに分譲会社にとって有利な規約になっているケースもあります。また、その建物の状況や利用方法にまったく合っていない規約になっている場合も多くみられます。規約の変更は手続きにのっとって正しく行なえばいつでもできます。マンションの住民にとってもっとも分かりやすく使いやすい、困ったときに解決の糸口がつかめる、そんな規約にすることが大切です。
活用しなければ宝の持ち腐れ
どんなに立派な規約をつくったとしても、それを住民全員がきちんと理解し、ルールを守り、正しく運用しなければ意味がありません。管理組合の一員である以上、一度は規約に囗を通しておく、住民全体に向けてときどき広報する、などの啓蒙活動が必要です。「赤信号は止まりましょう」という約束をつくったとしても、それをひとりがやぶり、もう一人が破り、そのうち誰も守らなくなってしまったら、管理組合の秩序は崩壊してしまいます。
マンションの管理組合の問題点
マンションの管理組合には、以下のような問題点があります。
- 人手不足：マンションの管理組合は、住民がボランティアで運営することが多いため、役員の人手不足が問題になることがあります。特に大規模なマンションの場合、役員を募ること自体が難しくなることがあります。
- 経験不足：役員が初めて管理組合に参加する場合、経験不足で適切な判断ができないことがあります。特に大規模修繕やトラブルの解決など、専門知識が必要な場合には、外部の専門家に相談することが必要です。
- 意見の不一致：マンションの住民は、それぞれの立場や価値観が異なるため、管理組合の意思決定において、意見の不一致が生じることがあります。そのため、決定が遅れたり、物議をかもしたりすることがあります。
- 財政難：マンションの管理組合は、修繕や設備更新などの大規模な費用を抱えることがあります。そのため、予算の見積もりが甘くなることがあったり、住民からの負担が大きくなることがあるため、財政難に陥ることがあります。
- トラブルの対応：マンションの管理組合は、住民同士のトラブルの解決にもあたることがあります。そのため、適切な対応が必要ですが、役員にはそうしたトラブル解決のスキルがない場合があるため、トラブルが長期化することがあります。
以下は、マンションの管理組合に関する一般的な問題点のいくつかです。
- 役員の負担：役員になることで、多くの時間とエネルギーが必要になります。さらに、法的責任を負うことになるため、責任が重くのしかかる場合があります。
- トラブルの処理：住民間のトラブルが生じた場合、管理組合が調停に当たることになります。しかし、調停が難航することがあるため、トラブル解決に時間を要することがあります。
- 予算管理の問題：管理組合は、共有部分の維持や修繕に必要な予算を策定し、その予算を住民から徴収します。しかし、住民からの予算徴収がうまくいかなかった場合、管理組合が必要な修繕や維持を行えなくなることがあります。
- 財務管理の問題：管理組合は、多額の資金を扱うことになるため、財務管理が求められます。しかし、管理組合の財務管理が不適切であった場合、資金の流出や不正使用の可能性があります。
- 制度上の問題：日本における管理組合の制度は、一般社団法人や公益法人などといった法的枠組みに基づいています。しかし、この制度が現実に適用されることによって、役員や住民の負担が増大する場合があります。
以上が、一般的なマンションの管理組合に関する問題点です。ただし、マンションや管理組合によっては、これらの問題点が生じない場合もあります。
マンションの管理組合について書かれた書籍
- 「管理組合の運営とマンションの価値を高める会計・税務・法務の実務」（安藤和夫著） この本は、管理組合の運営についての実務的な知識を解説した本です。会計、税務、法務の面から、マンションの価値を高めるために必要な知識を身につけることができます。
- 「管理組合がトラブルに巻き込まれないために知っておきたい法律の基礎知識」（関川夏央著） この本は、管理組合がトラブルに巻き込まれないために必要な法律の基礎知識を解説した本です。適切な法律知識を身につけることで、管理組合のトラブル解決に役立てることができます。
- 「管理組合の改革―トラブル解決のためのマニュアル」（三輪孝夫著） この本は、管理組合のトラブル解決に役立つマニュアルです。管理組合の問題点を指摘しつつ、解決策を提供しています。
- 「管理組合トラブル百科―Q&Aで解決する知っておきたい50の問題と対策」（大西明彦著） この本は、管理組合に関する50の問題について、Q&A形式で解説しています。トラブル解決のためのアドバイスや、対策などが具体的に書かれています。
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